L'organisation d'une manifestation associative nécessite un certain nombre de démarches obligatoires, selon le type d'événement.
Accès rapides
Organiser une vente au déballage
Réserver le matériel auprès de la mairie
Demander un arrêté de circulation
Dispositif de secours et de sécurité
Déclarer à la SACEM et/ou à la SACD
Opter pour une démarche éco-responsable
Réserver le lieu (site, salle)
- Salles municipales : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Sites extérieurs : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
- Gymnase de Chantoiseau : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. -05 49 05 37 10
Déclarer la manifestation
à la mairie : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
ET/OU
à la Préfecture de Niort : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. - Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Manifestations et grands rassemblements
Manifestations sportives (déclaration en ligne)
Organiser une vente au déballage
L'organisation d'une vente au déballage est soumise à une règlementation spécifique :
- Déclaration préalable à l'aide du formulaire cerfa 13939*01, à compléter en ligne, à imprimer et à transmettre à la marie de La Crèche
- Tenue d'un registre permettant l'identification des vendeurs
- Attestation sur l'honneur pour les particuliers
Consultez la règlementation relative à la vente au déballage
Réserver le matériel
Demander un arrêté de circulation
Dispositif de secours et de sécurité
Selon la manifestation, voir recommandations pour la mise en place de :
- Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS),
- Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à Personnes (SIAP),
- Plan Vigipirate
- + d'infos sur les dispositifs
Déclarer à la SACEM et/ou à la SACD
La diffusion de musique lors d'un événement nécessite une déclaration auprès de la SACEM.
Les démarches sont à effectuer en ligne
Contact
Sacem Poitou Charentes
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Débit de boissons
Une association peut ouvrir une buvette, à l’occasion d’un événement qu’elle organise, si elle remplit l’ensemble des conditions suivantes :
- Les boissons disponibles ne comportent pas ou peu d’alcool (elles appartiennent aux groupes 1 et 3 de la classification officielle des boissons),
- Elle a adressé au maire de la commune concernée une demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons au moins 15 jours avant
- La maire a accordé l’autorisation.
Une association ne peut formuler une autorisation que pour un certain nombre d’événements par an :
- 5 fois par an pour les associations organisant des événements,
- 10 fois par an pour les associations sportives agréées par le ministère des sports souhaitant mettre en place une buvette au sein d’une enceinte sportive (la durée de la buvette étant limitée à 48 heures),
Si elle a établi le calendrier annuel de ses manifestations, l’association peut présenter à la maire une demande d’autorisation groupée pour l’ensemble de ses buvettes temporaires. Dans ce cas, elle doit le faire au moins 3 mois avant la première manifestation.
La demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons est à effectuer auprès de l'accueil de la mairie.
Télécharger le 
formulaire de demande d'autorisation d'ouverture temporaire d'un débit de boissons7.33 Mo
Informations complémentaires
Règles applicables à l'ouverture d'un débit de boisson
Prévention des risques liés à la consommation d'alcool
Les organisateurs peuvent être tenus responsables en cas d'accidents, dégâts et troubles de l'ordre public liés à la consommation d'alcool
Assurance
La commune a souscrit les garanties nécessaires pour assurer les salles. Toutefois, elle ne saurait être tenue responsable pendant les périodes de mises à disposition.
L'association devra vérifier auprès de son assureur si l’événement, le lieu, le matériel prêté ou loué, les participants et les bénévoles sont bien couverts.
Opter pour une démarche éco-responsable
- Trier les déchets
- Limiter les déchets en invitant les participants à amener leurs couverts
- Limiter l'impression des supports de communication
- Inviter les participants à utiliser des modes de transports doux
Réserver des bacs de tri
Le Syndicat Mixte à la Carte (SMC) du Haut Val de Sèvre et Sud Gâtine accompagne les organisateurs de manifestations pour améliorer la qualité du tri et pour diminuer la quantité de déchets produits lors d’évènements festifs, sportifs ou culturels.
Le SMC peut vous aider à estimer vos besoins et à mettre en place des actions de réduction des déchets.
Pour être prise en compte, la demande doit être faite au plus tard 1 mois avant l’évènement. La gratuité du service (hors livraison) est accordée pour les associations du territoire uniquement, à raison de 1 fois par an.La collecte et le prêt des bacs sont pris en charge par le SMC. Seule la livraison des bacs est payante.
Pour faire établir un devis par le SMC :
Téléchargez le 
formulaire de demande de bacs (format word)2.17 Mo
Téléchargez le formulaire de demande de bacs (format pdf)336.46 Ko
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